1. Einleitung: Was sind Bewirtungskosten, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand?
Wer in Deutschland arbeitet – sei es als Selbstständige:r oder Angestellte:r – begegnet im Berufsalltag immer wieder den Begriffen Bewirtungskosten, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand. Doch was steckt eigentlich dahinter und wann spielen diese Kostenarten eine Rolle?
Bewirtungskosten – Wenn das Geschäftsessen zur Abrechnung wird
Stellen Sie sich vor: Sie laden einen wichtigen Geschäftspartner zum Mittagessen ein, um über ein neues Projekt zu sprechen. Die dabei entstehenden Kosten für Speisen und Getränke können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich als Bewirtungskosten geltend gemacht werden.
Reisekosten – Unterwegs für den Job
Ob Kundentermine in einer anderen Stadt, Messen oder Fortbildungen: Wer beruflich reist, verursacht Reisekosten. Dazu zählen Fahrtkosten (z.B. Bahn- oder Flugticket), Übernachtungskosten sowie weitere Ausgaben, die direkt mit der Reise zusammenhängen.
Verpflegungsmehraufwand – Mehrkosten fürs Essen unterwegs
Wenn Sie aus beruflichen Gründen länger unterwegs sind und deshalb nicht wie gewohnt zu Hause essen können, entsteht ein sogenannter Verpflegungsmehraufwand. Hierfür gibt es Pauschalen, die den zusätzlichen Aufwand für Mahlzeiten abdecken sollen.
Abgrenzung im Alltag
Für Angestellte bedeutet das meist: Die Abrechnung läuft über die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers. Selbstständige rechnen diese Kosten direkt in ihrer Buchhaltung ab und nutzen sie zur Senkung ihrer Steuerlast. In beiden Fällen ist es wichtig, die verschiedenen Kostenarten korrekt zu unterscheiden und die nötigen Nachweise aufzubewahren.
Praxistipp
Egal ob Einzelunternehmer:in oder Mitarbeiter:in in einem großen Unternehmen – wer seine Bewirtungs-, Reise- und Verpflegungskosten richtig abrechnet, spart bares Geld und vermeidet Ärger mit dem Finanzamt.
2. Grundlegende Voraussetzungen für die Absetzbarkeit
Wer in Deutschland Bewirtungskosten, Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzen möchte, muss sich an bestimmte Grundregeln halten. Denn das Finanzamt ist bei diesen Kosten besonders streng und verlangt eine lückenlose Dokumentation sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Nachweispflichten gemäß deutscher Steuergesetze
Die wichtigste Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist, dass alle Ausgaben betrieblich veranlasst und eindeutig nachgewiesen werden können. Hierzu gehören:
- Bewirtungskosten: Es muss ein Bewirtungsbeleg mit Angaben zu Anlass, Teilnehmern und Höhe der Kosten vorliegen.
- Reisekosten: Eine dienstliche Veranlassung der Reise ist nachzuweisen, zum Beispiel durch eine Einladung oder einen Dienstreiseauftrag.
- Verpflegungsmehraufwand: Die Abrechnung erfolgt nach festen Pauschalen, abhängig von Dauer und Ort der Abwesenheit.
Wichtige Nachweise im Überblick
| Kostentyp | Erforderlicher Nachweis |
|---|---|
| Bewirtungskosten | Bewirtungsbeleg, Teilnehmerliste, Anlass der Bewirtung |
| Reisekosten | Reiseplan, Buchungsbelege (z.B. Tickets), Tätigkeitsnachweis |
| Verpflegungsmehraufwand | Dauer und Ziel der Reise, ggf. Nachweis über Mahlzeiten vom Arbeitgeber |
Praxistipp: Ordnungsgemäße Belege sammeln!
Achte darauf, alle Belege zeitnah und vollständig einzureichen. Fehlende Angaben oder unsaubere Unterlagen führen schnell dazu, dass das Finanzamt die Kosten streicht. Besonders bei Bewirtungen außerhalb Deutschlands sind zusätzliche Übersetzungen oder Erklärungen notwendig.
Zusammengefasst: Nur wer alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und seine Ausgaben sauber dokumentiert, kann Bewirtungs-, Reise- und Verpflegungskosten ohne Probleme steuerlich geltend machen.
3. Bewirtungskosten richtig abrechnen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Abrechnung von Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind in Deutschland ein häufiges Thema bei Dienstreisen oder Geschäftsessen. Damit diese Kosten steuerlich anerkannt werden, ist eine korrekte Dokumentation und Abrechnung unerlässlich. Hier findest du eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Schritt 1: Trennung zwischen geschäftlicher und privater Bewirtung
Zuerst musst du klar unterscheiden, ob die Bewirtung rein geschäftlich war. Private Anlässe wie Geburtstagsfeiern sind nicht abzugsfähig.
Schritt 2: Sorgfältige Belegsammlung
Heb dir immer den Originalbeleg auf! Ein maschinell erstellter Restaurantbeleg reicht aber nicht aus. Du brauchst zusätzlich eine eigene Bewirtungsabrechnung mit folgenden Angaben:
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens
- Ort, Datum und Anlass der Bewirtung
- Namen aller teilnehmenden Personen
- Höhe und Art der Aufwendungen (Essen, Getränke)
Schritt 3: Eigenen Bewirtungsbeleg ausfüllen
Viele Unternehmen nutzen dafür ein Standardformular („Bewirtungsbeleg“), das vom Gastgeber eigenhändig unterschrieben werden muss.
Tipp: Immer den Anlass konkret angeben!
Statt „Geschäftsessen“ lieber detailliert beschreiben, z.B. „Besprechung Projekt XY mit Kunde Müller“ – das mag das Finanzamt besonders.
Schritt 4: Trinkgeld richtig dokumentieren
Trinkgelder können mit abgerechnet werden, sollten aber separat auf dem Beleg vermerkt sein. Am besten quittiert die Bedienung das erhaltene Trinkgeld handschriftlich.
Schritt 5: Vorsteuerabzug prüfen
Achte darauf, dass der Beleg alle Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug enthält – insbesondere Name und Adresse des Restaurants sowie die ausgewiesene Mehrwertsteuer.
Typische Fehler und was das Finanzamt prüft
- Anlass zu allgemein beschrieben („Geschäftsessen“) – führt oft zur Ablehnung!
- Fehlende Teilnehmerliste – unbedingt alle Namen aufführen!
- Kassenbons ohne Zusatzangaben – immer eigenen Bewirtungsbeleg ausfüllen!
Das Finanzamt schaut ganz genau hin, ob alle Nachweise vorliegen und die Angaben plausibel sind. Also lieber zu viel dokumentieren als zu wenig – so bleibt deine Steuerprüfung entspannt!
4. Reisekosten korrekt erfassen
Wer seine Reisekosten richtig abrechnen möchte, sollte von Anfang an systematisch vorgehen. Denn nur wer alle Belege ordentlich sammelt und die nötigen Informationen sauber dokumentiert, kann am Ende auch alle Kosten geltend machen – egal ob gegenüber dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt.
Tipps zum Sammeln der richtigen Belege
Das A und O ist das lückenlose Sammeln aller relevanten Quittungen und Nachweise. Typische Beispiele sind:
| Kategorie | Belegart | Wichtige Infos auf dem Beleg |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | Bahn-, Flug- oder Busticket, Tankquittung | Datum, Strecke, Betrag, Name des Reisenden |
| Übernachtungskosten | Hotelrechnung | Name, Zeitraum, Einzelposten (z. B. Frühstück separat ausweisen) |
| Verpflegungspauschalen | Nachweis der Abwesenheitszeiten (z. B. durch Kalender, Einladungen) | An- und Abreisedatum/-uhrzeit |
| Sachkosten | Parktickets, Mautquittungen, Taxirechnungen | Zweck der Fahrt/Leistung, Datum, Betrag |
Reisekostenabrechnung richtig ausfüllen
Die meisten Unternehmen stellen eigene Formulare zur Verfügung. Wichtig: Lückenlos ausfüllen! Folgende Angaben dürfen nicht fehlen:
- Name des Mitarbeiters und ggf. Personalnummer
- Reiseziel(e), Anlass der Reise und Reisedauer (von-bis-Daten mit Uhrzeiten)
- Detaillierte Aufstellung aller Kostenarten inkl. Belegnummern
- Erläuterung besonderer Umstände (z. B. Mitnahme eines Kollegen im Privatwagen)
- Pauschalen für Verpflegung immer separat aufführen – für Auslandsreisen gelten besondere Sätze!
- Unterschrift nicht vergessen! Meist muss auch die Führungskraft gegenzeichnen.
Optimal vorbereitet bei Rückfragen von Arbeitgeber oder Finanzamt
Gerade das Finanzamt prüft Geschäftsreisen gerne genauer nach – besonders wenn höhere Beträge ins Spiel kommen. Deshalb empfiehlt es sich:
- Alle Originalbelege mindestens 10 Jahre aufbewahren (digital oder in Papierform).
- Kurznotizen zu jedem Posten machen: Wer? Wann? Was? Warum?
- Kopie der Einladung oder Agenda beilegen – das zeigt den geschäftlichen Anlass klar.
- Bei Unsicherheiten ruhig vorher Rücksprache mit dem Steuerberater halten.
Tipp aus der Praxis:
Wer viel unterwegs ist, kann mit Apps zur Belegerfassung und digitalen Reisekosten-Tools Zeit sparen und behält leichter den Überblick!
5. Verpflegungsmehraufwand – Pauschalen verstehen und anwenden
Wer beruflich viel unterwegs ist, weiß: Die Ausgaben für Essen und Trinken summieren sich schnell. Damit Sie hier nicht jeden Kassenbon einzeln sammeln müssen, gibt es in Deutschland die sogenannten Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Doch wie funktionieren diese Pauschalen eigentlich konkret? Und wann können Sie sie nutzen?
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand bedeutet nichts anderes als die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten, die entstehen, wenn Sie außerhalb Ihrer eigenen vier Wände dienstlich unterwegs sind. Das betrifft zum Beispiel Außendienstmitarbeiter, Messebesucher oder Monteure auf Montage. Der Gesetzgeber erkennt an, dass Sie unterwegs meist teurer essen müssen als zuhause – deshalb können Sie pauschale Beträge steuerlich geltend machen.
Die aktuellen Pauschalen im Überblick
Für 2024 gelten in Deutschland folgende Sätze: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (z.B. Tagesreise) dürfen 14 Euro angesetzt werden. Sind Sie mindestens 24 Stunden unterwegs (z.B. Übernachtung im Hotel), gilt eine Tagespauschale von 28 Euro. Am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen können ebenfalls jeweils 14 Euro abgerechnet werden.
Praxisbeispiel: Messereise nach Berlin
Nehmen wir an, Sie fahren für drei Tage (Montag bis Mittwoch) auf eine Fachmesse nach Berlin. Am Montag reisen Sie morgens an, sind abends beim Kundenessen und schlafen im Hotel. Dienstag verbringen Sie komplett auf der Messe. Mittwoch reisen Sie mittags ab.
Ihre Abrechnung sieht dann so aus:
– Montag (Anreisetag): 14 €
– Dienstag (voller Tag): 28 €
– Mittwoch (Abreisetag): 14 €
Insgesamt können Sie also 56 € als Verpflegungsmehraufwand ansetzen – unabhängig davon, was Sie tatsächlich ausgegeben haben.
Typische Stolperfallen im Alltag
Achten Sie darauf: Wenn Ihnen Arbeitgeber oder Veranstalter kostenlose Mahlzeiten stellen (z.B. Frühstück im Hotel, Mittagessen bei Meetings), müssen die Pauschalen anteilig gekürzt werden! Für ein gestelltes Frühstück werden 20 % (bei voller Tagespauschale also 5,60 €), für Mittag- oder Abendessen je 40 % (also jeweils 11,20 €) abgezogen.
Beispiel: Haben Sie am Dienstag Frühstück und Mittagessen gratis bekommen, bleiben noch 28 € minus 5,60 € minus 11,20 € = 11,20 €, die Sie abrechnen dürfen.
Praxistipp: So sparen Sie Zeit und Nerven
Sammeln Sie einfach Ihre Reisezeiten und notieren Sie eventuelle Gratismahlzeiten – den Rest erledigt die Pauschale für Sie! Das macht Ihre Reisekostenabrechnung übersichtlich und spart jede Menge Papierkram.
6. Ausblick: Digitalisierung und Tools für die Abrechnung
Die Zeiten, in denen Reisekosten- und Bewirtungsabrechnungen ausschließlich mit Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen erledigt wurden, gehören immer mehr der Vergangenheit an. Die fortschreitende Digitalisierung macht es Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland heute deutlich leichter, Bewirtungskosten, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand korrekt abzurechnen.
Moderne Apps und digitale Hilfsmittel aus dem deutschen Markt
Viele Start-ups und etablierte Anbieter bieten inzwischen Lösungen an, die speziell auf die Bedürfnisse des deutschen Marktes zugeschnitten sind. Zu den bekanntesten Tools zählen beispielsweise DATEV Unternehmen online, Lexoffice, Circula, HRworks oder Expensya. Diese Anwendungen ermöglichen es, Belege direkt per Smartphone zu erfassen, automatische Prüfungen durchzuführen und alle relevanten Pauschalen sowie gesetzlichen Vorgaben direkt einzuberechnen. Besonders praktisch: Mit nur wenigen Klicks können Reisekostenabrechnungen erstellt und direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Künstliche Intelligenz unterstützt bei der Prüfung
Einige Tools setzen bereits auf KI-basierte Technologien, um Fehler in der Abrechnung frühzeitig zu erkennen oder etwa fehlende Angaben automatisch zu ergänzen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Nachfragen durch das Finanzamt.
Blick in die Zukunft: Automatisierung und Integration
Die Entwicklung geht klar in Richtung noch stärkerer Automatisierung. In Zukunft werden Abrechnungsprozesse noch nahtloser mit anderen Unternehmensbereichen wie Personalwesen oder Projektmanagement verknüpft sein. Künftig könnten zum Beispiel Geschäftsreise-Buchungen automatisch mit der Spesenabrechnung gekoppelt werden – inklusive digitaler Belegarchivierung gemäß GoBD-Richtlinien.
Wer seine Prozesse jetzt schon modernisiert, profitiert nicht nur von weniger Papierkram, sondern stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen rund um Bewirtungskosten, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand zuverlässig eingehalten werden. Ein Blick auf aktuelle Tools lohnt sich also für jeden, der hier Zeit sparen und Fehler vermeiden möchte.
